Współpraca. To słowo klucz tego wpisu. Wirtualna asystentka podobnie jak i Ty prowadzi swój biznes. Decydując się na korzystanie z jej usług, staje się ona dla Ciebie partnerem biznesowym, który wspiera Cię w codziennych działaniach. Dążycie wspólnie do Waszych celów. Tak. Wirtualna asystentka też ma, swój cel. A przynajmniej powinna go mieć, w końcu prowadzi swój biznes. Bez wzajemnego szacunku nie ma udanych relacji. Dlatego poniżej przedstawiam zasady współpracy z wirtualną asystentką.
Zasada nr 1 – wybór odpowiedniej osoby do współpracy
Jedna z najważniejszych zasad współpracy. Poświęć czas na znalezienie asystentki, która będzie miała wartości odpowiadające Tobie. Poczytaj, co pisze i jak piszę o sobie i zdecyduj czy Ci to odpowiada. Co jest najważniejsze? Znalezienie wspólnej nici porozumienia i komunikacja. To, żebyście czuli się dobrze, pracując razem. Nawet umiejętności są tu na drugim miejscu. Dlaczego? Bo, zdobędzie nowe umiejętności. Dla Ciebie. Jeżeli będzie lubiła i ceniła współpracę z Tobą. I dla siebie. Bo, będzie wiedziała, że dzięki temu przyczyni się do budowania waszych dobrych relacji. Poza tym wykorzysta te umiejętności do pracy z innymi klientami.
Zasada nr 2 – zlecaj zadania odpowiednio wcześniej
Tak. Wirtualna asystentka ma innych klientów. Chociaż nie powinna dać Ci tego odczuć i dostarczać wszystkie zadania w uzgodnionym terminie. Natomiast ważne jest, żebyś miał to z tyłu głowy i zlecał jej prace odpowiednio wcześniej. Oczywiście w biznesie różne sytuacje się zdarzają. Jeżeli będziesz miał sprawę awaryjną. Zawsze warto zapytać, czy da się z tym coś zrobić.
Zasada nr 3 – zaufanie do jakości wykonywanych prac
Myślę, że jeżeli zastosujesz się do zasady współpracy nr 1, to z zaufaniem nie powinieneś mieć większego problemu. Wiele asystentek oferuje bezpłatne konsultacje przed rozpoczęciem współpracy. Dzięki temu możesz trochę zweryfikować swoje odczucia, które pojawiły się po wstępnym odwiedzeniu strony internetowej wybranej przez Ciebie osoby. I dopytać o wszelkie nurtujące Cię pytania.
Nie kontroluj nadmiernie wykonywanych przez wirtualną asystentkę prac. Oczywiście trzymaj rękę na pulsie, zwłaszcza na początku. Ale staraj się nie przesadzać. Ustalcie sobie jeden dzień na podsumowanie tygodnia. Określ, w jakich godzinach jesteś do dyspozycji pod tel./mailem w razie wątpliwości i niejasności co do zleconych zadań. To naprawdę wystarczy.
Nie podważaj każdej wykorzystanej godziny z pakietu. Pamiętaj, wirtualna asystentka prowadzi swój biznes. Dlatego zależy jej na dobrych relacjach z Tobą, a nie na naciąganiu rzeczywistości.
Zasada nr 4 – dajcie sobie czas na wdrożenie, zacznijcie od małych kroków
Zarezerwuj sobie czas na wdrożenie nowej osoby w specyfikę pracy Twojej firmy. Dla Ciebie to wszystko jest oczywiste, a dla niej to nowe wyzwanie, któremu musi wyjść naprzeciw. Dlatego rozpocznijcie współpracę od małych zadań. Dzięki temu Ty będziesz miał czas na zdobycie zaufania, a asystentka na wdrożenie.
Zasada nr 5 – bądź cierpliwy
Bądź cierpliwy, przede wszystkim na początku może pojawić się sporo pytań do zleconych zadań. Nie irytuj się. To dobrze, że jest dużo pytań. To znaczy, że osobie, która wykonuje zadanie, zależy na tym, żeby dobrze Cię zrozumieć. I chcę wykonać pracę, najlepiej jak potrafi. Jeżeli wybrałeś odpowiednią osobę, na pewno po czasie odczujesz korzyści z tej współpracy.
Zasada nr 6 – określ zadania, które chcesz delegować.
O wyborze zadań do delegowania napisałam więcej we wpisie „Wstępna konsultacja z wirtualną asystentką — jak się na nią przygotować?„
Zasada nr 7– instrukcje i procedury ułatwiające wdrożenie do współpracy
Zabrzmiało groźnie. Poczekaj, nie uciekaj 🙂 Nie Ty, będziesz je robił. Już nie musisz. Masz od tego swojego biznesowego partnera. Niech wirtualna asystentka na podstawie Twoich wskazówek spisze poszczególne etapy wykonywania zadań, które powtarzają się cyklicznie. Ty sprawdzisz tylko, czy wszystko się zgadza. Możecie to potraktować jako pierwsze zadanie. Najmniejszy pakiet godzinowy i będziesz wiedział, czy coś fajnego będzie z tej współpracy.
Zasada nr 8 – określ termin wykonania zadania
Postaraj się w miarę możliwości zachować ok. 2-dniowy bufor czasowy w razie ewentualnych poprawek.
Zasada nr 9 – komunikacja
- Ustalenie sposobu komunikacji (email, tel., program do zarządzania zadaniami)
- Określenie godzin i dni, kiedy możecie się kontaktować
- Ustalenie terminu akceptacji zadań po wykonaniu prac
- Określenie, w jakim czasie mają zostać naniesione ewentualne poprawki
Zasada nr 10 – podpiszcie umowę
W tym punkcie nie będę Cię namawiać do nadmiernego zaufania. Ludzie są różni, sytuacje są różne. Nieważne jak dobrze będzie patrzyło z oczu wybranej przez Ciebie partnerce biznesowej. Dbaj o swoje interesy. Podpisz umowę o współpracę z klauzulą poufności. To standardowe umowy, które powinny zabezpieczać interesy obu stron.
Rady od Wirtualnej Porady
I co myślisz? 10 zasad współpracy to dużo? Zasady współpracy są proste. Tak, naprawdę wystarczy traktować się nawzajem tak, jakbyście chcieli, być traktowani przez innych. Wdrażanie nowej osoby do pracy to proces. Należy się do niego odpowiednio przygotować, ale jeżeli zrobisz to solidnie, możesz tylko zyskać.
Przypominam korzyści z delegowania zadań:
- najlepszy sposób na zwiększenie produktywności zajętych specjalistów
- codzienne wsparcie przy prowadzeniu biznesu
- lepsza organizacja pracy
- oszczędność czasu i pieniędzy
- skupienie na działaniu
Decydujesz się? Teraz czas na Twój ruch. Poszukaj partnera biznesowego idealnego dla siebie. Weź sprawy w swoje ręce i działaj!